קופה ממוחשבת להתנהלות פיננסית נכונה
בעל עסק מסוים אשר החליט להתחיל תהליך של התייעלות בארגון (גם אם מדובר בעסק קטן) ושוכר את שירותיו של יועץ עסקי פיננסי, עושה זאת על מנת להבין לעומק אילו פעולות מבוצעות בעסק שאפשר להפסיק לבצע אותן, מה כדאי להמשיך לעשות ובאופן כללי איך יהיה הכי נכון לבצע שיווק נכון באינטרנט או כל פעולה אחרת שיכולה לסייע במציאת לקוחות נוספים, בחירת ערוצי פרסום או נקיטת אסטרטגיה שכל המטרה שלה היא הגדלת הרווחים בעסק. לצורך כך כדאי וחשוב להצטייד באביזרים שיכולים לסייע ולחסוך בזמן ופעולות מיותרות. אחד מהפריטים האלה יכול להיות קופה רושמת.
כיום כל יועץ עסקי ימליץ על קופה ממוחשבת המהווה את עמוד התווך של על בית עסק, ללא קשר לגודל העסק או לתחום העיסוק הנעזר בשירות ייעוץ עסקי. הקופה עושה דברים רבים שמחליפים את המסמכים והניירת, מבצעת פעולות וחישובים מסובכים ובכך חוסכת תפקיד אנושי של הנהלת חשבונות. כך למשל קופות רושמות ממוחשבות יכולות לבצע חישובים של סכומי תשלום למס הכנסה, למע"מ ואפילו לחשב את השכר לעובדים בעסק. ניתן לבצע פעולות כמו סליקה ואחסון כסף מזומן ולבדוק באופן מקוון ועדכני את מצב חשבון הבנק של העסק. כאשר מותקנות בקופה התוכנות המתאימות לעסק – אפשר גם להפיק בהן מסמכים פיננסיים חשובים.
מתי העיתוי הנכון לרכישת קופה רושמת?
כיום, מכיוון שהקופה מהווה את השלד להתנהלות נכונה של העסק על כל המישורים שבו. מה שבעבר היה מבוצע על ידי ניירת בתהליך מסורבל ולא נוח – מתבצע כיום בהקשת מקש המקלדת או אפילו מבוצע באופן אוטומטי ללא פעולה יזומה לצורך כך. כאשר בעל העסק עובר תהליך של ייעוץ כלכלי לעסקים לבטח ימליצו לו על רכישת קופה כזאת על מנת לייעל את התהליכים, לא לפספס תשלומים שנכנסים או יוצאים ולדייק בתשלומים המבוצעים לרשויות. זו הדרך כיום לשמור על התנהלות כלכלית נכונה, נבונה ומדויקת. בתהליך ייבחנו כל הפעולות ודרכי העבודה של העסק – מול הלקוחות ומאחורי הקלעים על מנת לבחון את אפשרויות ההתייעלות.
מצד אחד – נכון מאד כחלק מהצעדים שנוקטים בהם לצורך פתיחת העסק לרכוש קופה ממוחשבת וכך הקופה מלווה את הצד הכלכלי של העסק כבר מצעדיו הראשונים. אם לא בועה רכישה כזאת אך בעל העסק מבצע מהלך של התייעלות כלכלית – הרי שיהיה נכון לצרף את הקופה השלב הזה. לאחר בחינה של הדו"חות המופקים מהקופה אפשר יהיה להחליט על צעדים לצורך צמצום עלויות שונות, כדאי לאפשר בחינת התוצאות ע"י היועץ העסקי וביחד לקבל את ההחלטות שתהיינה הנכונות ביותר עבור העסק. כאשר התהליך מלווה באיש מקצוע מנוסה ומיומן יהיה קל יותר לקבל את ההחלטות.
איך הקופה הרושמת משפיעה על הקשר עם הלקוחות?
כאמור, הקופה הממוחשבת מאפשרת סליקה מהירה ומאובטחת והלקוח מקבל מיד את הקבלה או החשבונית עבור העסקה. באמצעות הקופה ניתן גם לבצע חיובים מבלי להעביר את כרטיס האשראי אלא בהקלדת המספר שלו. במידה ומדובר בעסקה שבוצעה דרך רשת האינטרנט יכולה הקופה לשלוח דרך הדואר האלקטרוני את המסמכים החשבונאים וגם לבצע מעקב אחר תשלום עתידי שאמור להגיע מלקוח.
אין ספק שהקופות החדישות מסייעות באופן משמעותי לבעלי העסקים להתנהל בצורה נוחה ונכונה הרבה יותר. חשוב לבחור את הקופה שהכי תתאים לעסק, לגודל שלו ולאופי הפעילות בו על מנת לקבל ממנה את השירות הטוב ביותר ולהפוך את העבודה הפיננסית בעסק לפשוטה הרבה יותר. ישנם כיום כמה וכמה סוגים של קופות והיועץ העסקי יוכל לכוון לבחירה בסוג המתאים ביותר לעסק, לבעליו ולעובדים בו.